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TOSSランドNo: 7806209 更新:2012年12月31日

仕事の能率UP術  机の整理の仕方


1 机の整理が仕事の能率を上げる

現在,自分の職場の机の上にのっているものは,職員全員に支給されるノートパソコン,ペーパーウエイト,これだけである。しかし,以前の自分の机の上は,はっきりいって無法地帯であった。もともと,整理整頓は得意でない。意識して,現在の状態にしているのである。しかし,机の上にモノを置かないことを意識することで,明らかに変わったことがある。

仕事の能率が格段に上がった。

2 なぜ仕事の能率が上がるのか

自分が机の上に何も置かないことを意識したのは,約2年前からである。長崎の伴一孝氏の机の上には何も置かれていない,という文を読んだこと,そして,経営コンサルタントの船井幸雄氏が,部下の机の上に30cmものさしの動くスペースがあるか,定期的にチェックする,という文を読んだことがきっかけであった。やってみて,その効果に驚いた。机を広く使えることで気持ちよく仕事ができる,最初はこの程度の思いであった。 しかし,効果はそれだけではなかった。机の上に何も置かないようにするには,仕事をためてはダメである。
結果として仕事を即時処理していく癖がつく。また,机の上が整理されていると,探しものをする時間がほとんどなくなる。それだけでも,けっこうな時間の余裕ができる。とにかく,よいことづくめなのである。

3 机の上に何も置かないようにするコツ

コツその1 机の使い方を工夫する

自分は,以下のようにしている。まず,センターの引き出し(一番大きな引き出し)には,やりかけの書類を入れている。こうすることで,書類を探す場所は一ヶ所となり,書類がすぐに見つかる。この引き出しが溜まってきたら,仕事が滞っていると考える。(長崎の山西浩文氏の追試)
3段ある引き出しの一番上には,自分の判子,ホッチキス,糊,など細々したものを入れている。
真ん中は,一番上より深さがあるので,児童の氏名印,礼状用の用紙,お菓子(!?)などを入れている。
一番下には,教科書を入れている。(ちなみに,本来ここはA4のファイルを入れるためのものである。)ファイル類は,足を入れる部分に本立てのようなものを入れ,そこに入れている。
今のところ,この使い方が一番自分にあっている。

コツその2 プリントは即ファイリングする

プリントが机の上にたまってしまうと,もう仕事どころではなくなる。そこで,プリントはもらったら即ファイリングするよう癖づける。そのためには,どのプリントをどのファイルに閉じるか,明確にしておくとよい。 自分は,基本的に以下のように分けている。

①職員会・・・・職員会で配布されたものを閉じる。もちろん会議中に閉じる。
②学年・・・・・学年に関係するものを閉じる。
③エトセトラ・・その他のものを閉じる。

細かく分けすぎると,どこに閉じようか迷う。これくらいが自分にはちょうどよい。また,いらないと思ったものは,すぐ捨てることも大切である。残しておいても,ほとんど使うことはない。ちなみに,回覧されたものも机の上に置かないよう,もらったらすぐに目を通し,まわすようにしている。


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