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TOSSランドNo: 3339801 更新:2013年08月19日

職員会議 円滑に進行させるための司会のポイント


職員会議の質は司会者の力量と比例する。
司会者の力量をはかる目安は次の2つだ。

(ア)会議が定刻で始まり定刻に終了させているか。
(イ)会議がスムーズに進行しているか。

ア,イを実現させるための司会者の努力事項は次の4点である。

1 会議が定刻に始まり定刻に終了している。
2 言葉を削って発言している。
3 協議すべき点が明確になっている。
4 代案を示した発言になっている。

1 会議が定刻に始まり定刻に終了する 

会議に遅刻してくるメンバーは自分の都合で遅れてくる。遅刻者を待たない。定刻が来たら始めてしまう。学年会などの小さな集まりでも同様である。
 向山氏は会議3分前に放送で「3分前です」という放送を入れるという。このような配慮もある。
 定刻に会議の書類の紙取りを始める学校がある。無駄だ。10分間は無駄になる。もし紙取りをしてもらうなら,会議前10分間を紙取りの時間に割り当てる必要がある。
 会議を定刻に終了するにはどうすればいいか。

会議終了時刻を明示することだ。

終了時刻を明示して会議を始めないから,時間を意識した会議にならないのである。

2 言葉を削って発言している

司会者が言葉を削らずして会議が短くなるわけがない。
 上手な司会者は「職員会議を始めます。」無駄な言葉を言わないでさっと会議に入る。「職員会議を始めたいと思います」と言う司会者がいる。「思います」なんていらない。 中には,発言者の言葉をわざわざ復唱している司会者がいる。

復唱は必要ない。

余計なことは言わなくていい。復唱している司会者は自から時間を延ばしているのである。

3 協議すべき点が明確になっている

司会者は「質問」と「意見」を分けて発言させる。

論点が明確になる。
そのためには司会者が権威を持つこと。
 質問しているときに,強引に割り込んでくる意見に対して「今は,質問だけしてください」と毅然として言えるか。発言を尊重するあまり自由に発言させるのは,会議の行方を不明にするだけではなく,時間を延長させる原因にもなる。

4 代案を示した発言になっている

「意見」に対しては「代案」を出させること。

無責任で批判的な意見には「先生だったらどうしますか」と切り返す。
批判的な意見を言うことが趣味のような人がいる。そんな人間につきあう必要はない。代案を述べさせて議論させることで建設的な会議の内容になる。

以上のような内容を,司会者は場がとげとげしくならないよう,上品な言葉で,しかし毅然と発言していくことが必要だ。
最初は違和感があっても,円滑に進行する会議になればみんなに喜ばれるようになる。司会が上手な教師は,授業もまた上手である。


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